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SAP BW: one-click, one-page – Managementreports “auf Knopfdruck”

Kaum ein Begriffspaar hat mich in den letzten 10 Jahren im Reportingumfeld derart in Rage gebracht wie “auf Knopfdruck”! Ganze Heerscharen trunkener Marketingstrategen versuchten uns immer wieder zu überzeugen, dass adressatengerechtes Manage- mentreporting mit Null-Aufwand zu haben ist. Der SAP Business Objects Explorer, zu dem ich mich hier äußere, stellt aktuell den Höhepunkt dieser Entwicklung dar. Heute reihe ich mich in die Riege der Marktschreier ein: hier ein Vorschlag für ein hochverdichtetes Reporting à la sparklines/Wortgrafiken basierend auf SAP BW Queries – monatlich aktualisiert mit einem, sorry zwei Klicks in Excel! 

Einige Worte zu den grundlegenden Anforderungen an die hier vorgestellte Berichtslösung: Das Management meines Kunden – eine Bank – tat  sich recht schwer mit der sehr detaillierten und rein tabellarischen Darstellung des zentralen Controllingsberichts zur Ertragsdarstellung. Man wünschte sich einen auf wesentliche Positionen beschränkten und durch grafische Elemente unterstützen Bericht, der einfacher zu lesen ist. Ich schlug vor, auf einer DIN A4-Seite die wichtigsten 18 Kennzahlen des Deckungsbeitragsschemas in Ihrer Entwicklung der letzten 12 Monate sowie Plan-Ist-Abweichungen grafisch zu visualisieren. Da damit nur ein gutes Viertel des Blattes belegt sei, könnte der verbleibende Raum für weitere Steuerungssichten verwendet werden.

Bitte? Wie will der Junge derart viele Informationen auf ein Blatt kriegen? Erst nach der Vorstellung meines sparklines-Beispiels in Excel auf Basis von Palo – siehe hier – hatten die Herren eine ungefähre Vorstellung von dem, was ich vorhatte und konnten sich schnell mit dieser Form der Informationsvisualisierung anfreunden. In weiteren Gesprächen nahm das Layout des Berichts Gestalt an. Hier das – anonymisierte – Ergebnis:

Dieser “one-pager” ist in Excel 2003 mit Hilfe des Open Source AddIns für sparklines von Fabrice Rimlinger realisiert und passt ausgedruckt genau auf eine DIN A4-Seite. Neben dem aktuellen Deckungsbeitragsschema werden zwei Bestandskennzahlen und die Aktiv/Passiv Quote nach untergeordneten Organisationseinheiten sowie eine Produktsicht grafisch unterstützt mit Wortgrafiken abgebildet. Die Möglichkeit Anmerkungen zu einzelnen Werten zu hinterlegen runden das Gesamtbild ab.

Sieht gut aus, aber woher kommen die Daten? Das ist der Clou an der Sache: Alle Daten werden über SAP BW-Abfragen dynamisch monatlich zur Verfügung gestellt – ohne manuellen Aufwand. Sobald die monatlichen Ertragsdaten im SAP BW zur Verfügung stehen, können die Queries ausgeführt werden und der Management-Report ist auf aktuellem Stand.

Es geht also auf Knopfdruck, aber es steckt viel (Vor-)Arbeit drin: ein SAP BW, dass die notwendigen Daten über Queries zur Verfügung stellt, und ein mit dem Adressaten abge- stimmtes verdichtetes Berichtslayout mit Hilfe von Wortgrafiken. Design des “one-pager” und die Erstellung der SAP BW-Queries sind aufwendig: ich habe drei Wochen gebraucht, aber danach entfällt der monatliche Erstellungsaufwand.
Meiner Meinung nach ersetzt das beschriebene Excelblatt mindestens 15 Seiten konventionelles (PowerPoint)-Reporting.

PS:   

„Der Reiseführer Per Anhalter durch die Galaxis definiert die Marketing-Abteilung der Sirius-Kybernetik-Corporation als »ein Rudel hirnloser Irrer, die als erste an die Wand gestellt werden, wenn die Revolution kommt« […]. Komischerweise definierte ein Exemplar der Encyclopaedia Galactica, das das große Glück hatte, aus der tausend Jahre entfernten Zukunft herauszufallen, die Marketing-Abteilung der Sirius-Kybernetik-Corporation als »ein Rudel hirnloser Irrer, die als erste an die Wand gestellt wurden, als die Revolution kam«.“

Douglas Adams: Per Anhalter durch die Galaxis, Kapitel 11