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Eine phantastische – leider weitgehend unbekannte – Excelfunktion ist die Kamera. Ohne die Kamera wäre meine Plan-Ist-Dashboard hier aber auch mein Konjunktur-Schaubild hier in Excel nicht umsetzbar.
Was ist die Kamera und wo verdammt finde ich sie?
Die Kamera ist ein wunderbares Werkzeug, um von einem markierten Zellbereich einen visuellen Schnappschuss zu machen. Dieses Bild kann überall auf das Tabellenblatt gelegt, verschoben und sogar in der Größe verändert werden. Sobald sich der Quellbereich der Kamera verändert, übernimmt das “Spiegelbild” die Änderungen sofort. Dies gilt auch für Diagramme – allerdings für Excel 2007 nur eingeschränkt!

Aber wie komme ich an die Kamera ran? Eigentlich ganz einfach: Unter Ansicht → Symbolleisten → Anpassen (ganz unten) öffnet sich folgendes Fenster:

Unter dem Tabulator “Befehle” in der Kategorie “Extras” findet man recht weit unten das Kamera-Symbol, das per drag-and-drop in eine Menüleiste gezogen wird.
Voila, nun geht es ans Fotografieren!

Leser dieses Blogs wissen, dass ich ein großer sparklines Fan bin. Sparklines oder microcharts sind kleine “Wortgrafiken”, die es ermöglichen sehr viel Informationen auf wenig Raum darzustellen. Zwei Beispiele zur Anwendung von sparklines für das betriebliche Reporting finden Sie hier und hier.

Eine sehr einfache Möglichkeit eine sparkline zu generieren, bietet aber auch die Excel-Kamera:

1. Zunächst die Gitternetzlinien unter Extras → Optionen → Ansicht abschalten oder die Rahmen des Zellbereichs, wo das Ursprungsdiagramm liegt, weiß formatieren.
2. Nun mit Hilfe des Diagrammassistenten auf Basis einer einfachen Datenreihe ein Liniendiagramm erzeugen.
3. Anschließend alle “unnötigen” Elemente des Diagramms – Achsen, Legende, Hilfslinien – entfernen und den Hintergrund der Zeichnungsfläche auf weiß umstellen. Zuletzt den Diagrammrahmen entfernen.
4. Nun das Kamera-Symbol klicken und den Bereich, der das Liniendiagramm umschließt auswählen. Kleiner Trick: Bei gedrückter ALT-Taste kann die Diagrammfläche genau am Raster ausgerichtet werden, so dass keine Ränder beim Fotografieren entstehen.
5. Das Bild kann nun irgendwo auf dem Tabellenblatt positioniert und klein gezogen werden.
6. Die Kamera macht immer ein Bild mit Rahmen, der über die rechte Maustaste unter Grafik formatieren, Tabulator Farben und Linien jedoch wieder entfernt werden kann.

Kamerabeispiel von Pointy Haired Dilbert - Ein Klick auf die Grafik führt zu diesem wunderbaren Excel-Blog

Ja, aber da hätte ich das Liniendiagramm doch gleich ganz klein ziehen können, oder?
Richtig – mir ging’s um’s Prinzip. Aber tatsächlich verändern sich bei sehr kleinen Grafiken Zeichnungs- und Diagrammfläche nicht mehr proportional, so dass die Kameraanwendung schon Sinn macht.

Viel wichtiger ist jedoch ein anderer Punkt: Die Kamera funktioniert MS Office-übergreifend – ihre Bilder können auch nach Word und PowerPoint verknüpft werden und aktualisieren sich auch dort, sobald sich die Quellbereiche verändern! Wie das funktioniert: nach dem Klick auf das Kamerasymbol zur Ziel-Anwendung wechseln und unter Bearbeiten → Inhalte einfügen → Verknüpfung einfügen das Microsoft Office Excel-Arbeitsblatt-Objekt mit OK einfügen.

Ich nutze PowerPoint nur noch als “Trägermedium” für Berichte und Präsentationen. Die komplette Gestaltung nehme ich in Excel vor und fotografiere das Ergebnis, um es in PowerPoint einzufügen. Sobald die Daten für den aktuellen Berichtsmonat im Data Warehouse – z.B. einem SAP BW oder Palo – vorliegen, sind die Exceltabellen und -Diagramme auf  Stand und die PowerPoint-Folien können aktualisiert werden. Das monatliche Berichtswesen steht in wenigen Minuten … das zeige ich z.B. hier.

Ich gestehe, ich gestalte keine sparklines/microcharts mit der Kamerafunktion, sondern ich nutze Sie für folgende Anwendungsfälle:

• Mehrere – auch verschiedene – Excel Diagramme können übereinander gelegt werden,
• Beschriftungen können frei in Excel-Diagramme und Tabellen gelegt werden,
• Dashboard Design: Viele Grafiken können mit der Kamera auf einer DIN A4-Seite positioniert werden,
• Drehen von Objekten: mit Hilfe der Kamera wird aus einem Säulen- flux ein Balkendiagramm.

Wie man die Kamera für den Aufbau eines einfachen geographischen Informationsystem (GIS) in Excel nutzen kann, zeige ich hier.

Die Excel-Kamera ermöglicht ausdrucksstarke Schaubilder und Dashboards, aber
“das Auge macht das Bild, nicht die Kamera”. In diesem Sinne viel Spaß beim Fotografieren!

PS: Auf der website von Prof. Hichert habe ich zur Kamera in Excel 2007 folgenden Hinweis gefunden, den ich hier unkommentiert wieder geben möchte, da ich kein Excel 2007 Nutzer bin:

Kameras auf Diagramme in Excel 2007 werden (meistens) leer, wenn die Diagramme zum Zeitpunkt des Berechnens nicht sichtbar sind. Aus diesem Grund muss in 2007 bis auf weiteres auf die Kamera verzichtet werden, sobald diese ein Diagramm anzeigen soll.

Neuer Workaround!
Wenn das Diagramm außerhalb des sichtbaren Bereichs ist, dann vergrößern Sie einfach die äußere Diagrammfläche, so dass diese bis in den sichtbaren Bereich hineingeht. Verkleinern Sie dann die innere Zeichnungsfläche wieder auf die ursprüngliche Größe. Tipp: Hier kann (seit XL2007) auch mit der ALT-Taste das Einrasten aktiviert werden.

In Excel 2010 soll die Kamera angeblich wieder ohne Probleme eingesetzt werden können.